BẢN ỨNG DỤNG CÁC TIÊU CHÍ HIỆU QUẢ KHI GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ & CÔNG VIỆC
1 – Người NV có trách nhiệm hẳn nhiên phải cung cấp được các kết quả công việc đúng như hợp đồng lao động (hoặc giao kết miệng) để nhận lại các khoản thù thù lao, phúc lợi từ công ty; song song phải tuân thủ nội quy (nếu NV không có kết quả như giao kết hoặc không tuân thủ các quy định thì rõ ràng là NV đó đang là “gánh nặng” cho bộ máy.
2- Bản 10 tiêu chí đo lường mức hiệu quả của người làm việc (đã được chứng minh có ý nghĩa về tính nhân quả). Quan sát người làm việc nào có đặt mục tiêu; lập kế hoạch; hàng ngày có hành động thúc đẩy các đầu việc trong kế hoạch phải có kết quả; có ghi chú những công tác các việc quan trọng cần làm vào buổi kế tiếp; thì tổng kết quả của bạn ấy có sự khác biệt rất ý ngĩa , dù hàng ngày ta thấy mọi NV có thời gian và kết quả không khác biệt.
3- Nếu vì lý do gì đó mà NLV đó không thực thi các 10 tiêu chí hiệu quả (như bảng bên dưới đề cập), để đảm bảo các nguồn lực phải tạo thặng dư để tái sản xuất (hoặc ít nhất là ngăn ngừa rủi ro) thì nhóm công tác do nhân sự đó đảm nhiệm sẽ chưa tối ưu, mặc dù hiện nay mọi việc vẫn diễn ra bình thường.
4- Lịch sư tién hóa của nhân loại đã chúng minh những gì được lặp đi lặp lại có tính không hoặc rất it thay đồi thì được gọi là những nguyên tắc;
5- Chất lượng cuộc sống hoặc kết quả động sản xuất kinh doanh hoặc nói trong phạm vi hẹp là những cách thức chúng ta làm việc hàng ngày cũng không thoát ra khỏi các nguyên tắc, hoặc nói theo cách khác là nếu không tuân theo các nguyên tắc thành công thì sẽ ắt sẽ thất bại rất cao.
6- Trong suốt quá trình hoạt động 30 năm của thương hiệu Hùng Vinh, anh Hùng đã ghi nhận các diễn biến qua nhiều giai đoạn thăng trầm của xã hội, đã góp nhặt, đúc kết được các cách (nguyên tắc) gần như là bất biến. Các nguyên tắc đó được tập hợp thành 11 nguyên tắc làm việc hiệu quả và trong 11 nguyên tắc đó được khái quát hóa thành “10 tiêu chí hiệu quả” được trình bày trong nhóm nguyên tắc số 2.
7- Có thể khẳng định một cách gần như tuyệt đối rằng khi một tổ chức hoặc cá nhân nào khi xử lý các vấn đề & công việc nếu ứng dụng đúng 10 tiêu chí này sẽ có mức kết quả cao hoặc nếu không tuân theo thì sẽ có kết quả thấp hoặc thất bại.
8- Các nguyên tắc & tiêu chí này cần được mọi ngừoi góp ý theo góc nhìn của mình để sao cho chúng dễ thực hiện và sao cho lan tỏa được đến từng ngừoi nhân viên có mức chuyên môn thấp nhất.
9- Theo một nguyên tắc có tính phổ quát cao trong xà hội là “KHI AI CŨNG LÀM ĐÚNG NHƯ QUY ƯỚC THÌ SẼ GIẢM CHI PHÍ GIÁM SÁT” hoặc văn vè hơn là “KHI XÃ HỘI CÓ LÒNG TIN THÌ SẼ GIẢM CHI PHÍ”.
10- Như lập luận tại mục 9, thì khi mọi ngừoi cùng tự nguyên thưc hiện theo 10 tiêu chí này thì tổ chức chúng ta sẽ là nơi làm việc lý tưởng vì ít có sai hỏng, mỗi nhân viên đều làm việc cxung với công sức đang có nhưng mức hiệu quả là tối ưu.
NHÓM TRÁCH NHIỆM – CÔNG TÁC -HÀNH ĐỘNG |
THỐNG NHẤT CÁC KHÁI NIỆM VỀ TÍNH HIỆU QUẢ |
BIỂU HIỆN CÓ HIỆU QUẢ CAO |
DỰ BÁO SẼ HIỆU QUẢ THẤP |
1- Nhóm CT& TIÊU CHÍ:THU NHẬP THÔNG TIN- XÁC ĐỊNH BỐI CẢNH để có tầm hiểu biết đủ, sự thuận lợi và rủi ro sẽ xảy ra. Qua đây mới biết ta nên có hành động nào là thích hợp nhất. |
1.1.A/ Có đủ thông tin là tiền đề để quyết định chọn hướng hành động. Kết quả của mọi con người phụ thuộc vào cách tiếp nhận, xử lý thông tin. Bởi khi thu nhập dữ liệu không đúng sẽ dẫn đến phân tích, chọn hướng sai, thì mọi cố gắng cho dù hết mức cũng sẽ không có hiệu quả, hoặc nếu có cũng không ý nghĩa về tính toàn cục. |
1.1.B/Các thông tin phải có số liệu, căn cứ mức chính xác cao, trình bày bằng chữ viết, có ghi nhận quan điển nhận định của cá nhân chọn hướng. |
1.1C/ Có thu thập thông tin nhưng không thể hiện ra, chỉ thể hiện khi có yêu cầu từ người khác1.2c. Không tìm kiếm thông tin |
2. NHÓM CT& TIÊU CHÍĐẶT MỤC TIÊU CẦN LÀM GÌ LÀ TỐI ƯU NHẤT (với nguồn lực hiện có) |
2a.1 Mục tiêu là “động lực- tiêu điểm; đích đến” nó giúp cho ta tập trung mọi năng lượng, nguồn lực vật chất và tinh thần hành động;2a.2 Mục tiêu phải lớn hơn khả năng mức vừa đủ để phấn đấu song song là không nản lòng;Khi đã đặt ra mức kết quả thì con người sẽ tập trung mọi nỗ lực để đạt được2a.3 Các mục tiêu về nhóm trách nhiệm của mình phải rõ ràng, phù hợp với nguồn lực |
2b.1. NV sau khi nhận trách nhiểm phải đặt mục tiêu sẽ cung cấp kết quả về các nhóm công tác do mình đảm nhiệm đạt mức độ tối ưu nhất là gì?2b.2. Mục tiêu trình bày bằng văn bản phải là mắt nhìn thấy phải đăng ký với cấp trên |
2c.1 Không thiết lập mục tiêu rõ ràng hoặc chỉ trình bày khi bị thúc giục hoặc vì ai đó yêu cầu;2.c.2 MT không tạo được động lực như mô tả cột bên trái2.c.3. Mục tiêu không có định lượng |
3. NHÓM CT & TIÊU CHÍLẬP KẾ HOẠCH- XÁC ĐỊNH CẦN HUY ĐỘNG NGUỒN LỰC NÀO;Kế hoạch luôn phải xác định mức thời gian hoàn thành đầu việcPhải liệt kê những việc quan trọng cần ưu tiên thực hiện |
3a.1 Công tác lập kế hoạch là thước đo năng lực làm việc của mỗi người. Người không kế hoạch luôn bị động vì phải giải quyết các việc khẩn cấp ( do trước đó đã không sắp xếp nên làm gì, vào thời gian nào)3.a2. Phải sắp xếp, phân loại nhóm việc quan trọng và khẩn cấp, sau đó linh hoạt ưu tiên nguồn lực làm theo các thứ tự ưu tiên, nếu không sắp xếp được sẽ bị rối loạn lẫn lộn giữa việc quan trọng với khẩn cấp. |
3.b.1. bản kế hoạch phải định lượng chính xác mọi nguồn lực và thời gian và có kèm theo giải định các tình huống không như mong muốn để chuẩn bị ứng phó3.b.2 Hàng ngày phải có thông tin về 3 việc quan trọng phải làm trong thời gian của mình. |
3.c.1 Bản kế hoạch qua loa, không có định lượng các nguồn lực3c.2 Nếu yêu cầu công việc phải phối hợp phân công nhân viên phải thể hiện rõ phân công cho ai làm gì. |
4- Nhóm CT& TIÊU CHÍTHIẾT LẬP và công bố các QUY ƯỚC (LUẬT LỆ)- QUY TRÌNH để mọi người cùng tuân thủ (tránh hiểu sai ý nhau) |
4.a.1 Quy ước (luật lệ) giống như một khuôn khổ, khi đã quy ước từ đầu ta giao kết nếu ai tham gia phải tuân thủ sẽ tránh được những sự lợi dụng sơ hở để vi phạm gây hiểu lầm có thể tổn hại lợi ích cho những người liên quan.4.a.2 QUY TRÌNH là các hành động được đúc kết: là thực hiện theo kiểu thứ tự, việc trước có kết quả đúng quy ước mới tới bước sau. Đây được xem là cách làm việc HIỆU QUẢ CAO, ÍT CÓ LỖI SAI HỎNG. |
4.b.1 Thiết lập các luật lệ theo hướng dễ hiểu, luôn ứng dụng luật vào việc hàng ngày.4.b.2. Quy trình thực hiện phải được lập thành sơ đồ, công bố sao cho người làm việc nắm rõ cách thực hiện. |
4.c.1 Không thiết lập được luật lệ4.c.2. Có thiết lập QT nhưng tính ứng dụng vào công việc thấp;4.c.3. Không ban hành được hoặc không tuân thủ quy trình- luật lệ. |
5. NHÓM CT& TIÊU CHÍPHÂN CÔNG- HUẤN LUYỆN ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN HOẶC PHỐI HỢP VỚI NGƯỜI KHÁC |
5.a.1. Phân công & phối hợp với người khác để hoàn thành một công việc là đặc thù của tổ chức có nhiều người cùng làm việc5.a.2 Việc phân công phải đảm bảo người được phân công hiểu rõ trách nhiệm, cách làm, phạm vi trách nhiệm, cách thông tin và khoảng thời gian phải hoàn thành, giá trị chi phí, khi hoàn thành phải có nghiệm thu bằng văn bản. |
5.b.1.Bản phân công phối hợp phải nêu rõ về mong muốn về kết quả từng đầu việc phải đạt ngưỡng nào5.b.2. Phân công phải lập thành văn bản hoặc bằng chữ. |
5.c.1. Không hoặc có bản giao việc, phối hợp nhưng qua loa5.c.2. Không nêu các yêu cầu về kết quả phải hoàn thành6.c.3. Không phải hồi về sai lệch. |
6. NHÓM CT & TIÊU CHÍ:GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ- TÌNH HUỐNG PHÁT SINH |
6.a.1 Sau khi đã có quy trình, định hình cách làm việc có hiệu quả cao thì phải kiên định thực hiện đúng các đầu việc có kết quả như quy ước, ví dụ: kế toán ghi nhận phát sinh phải đối soát đúng, có sự xác nhận của người kiểm soát6.a.2. Gặp vấn đề phát sinh không mong muốn phải vận dụng các chủ trương, 11 nguyên tắc làm việc hiệu quả để GQ theo hướng tăng lợi ích khi gặp thuận lợi hoặc giảm thiệt hại khi gặp bất lợi. |
6.b.1. Khi thực tế không đúng mục tiêu hoặc quy trình phải xem xét để điều chỉnh mục tiêu6.b.2. Các đầu việc thuộc phạm vi chuyên môn phải làm đúng ngay từ đầu. |
6.c.1. Các đầu việc thuộc phạm vi chuyên môn đã không làm đúng ngay từ đầu6.c.2 Không điều chỉnh các luật lệ- quy trình cách làm cho phù hợp với thực tế. |
7. NHÓM CT& TIÊU CHÍKIỂM TRA & ĐÁNH GIÁ SO SÁNH CÁI ĐANG SẼ LÀM CÓ ĐÚNG MỚI MỤC TIÊU (Sau kiểm tra phải có đề xuất làm ngay 3 việc có tính chất thay đổi hiện trạng trước đó) |
7.a.1. So sánh các việc đang, đã thực hiện có kết quả nào so với mục tiêu và kế hoạch7.a.2. Chất lượng các đầu việc nhỏ phải thực hiện hàng ngày giống như việc để lên đến ngọn thang thì ta phải leo từng nấc thang, nếu thực hành qua loa sẽ dẫn đến những rủi ro các toàn cục. Do đó phải được kiểm tra, đánh giá sát sao các hành động để có hành động điều chỉnh ngay khi có sai lệch. |
7.b.1 Việc KT phải được thực hiện theo hướng ngăn sai lệch chứ không chỉ phát hiện sai lệch7.b.2. Mọi đầu việc đều có một bản mong muốn và mô tả chất lượng cần đạt như mục tiêu & kế hoạch. |
7.c.1. Trong quá trình thực hiện đầu việc không kiểm tra hoặc kiểm tra những không đối chiếu với kết quả. |
8. NHÓM CT& TIÊU CHÍ
|
8.a.1 Hàng ngày người làm việc phải luôn có bản theo dõi các đầu việc kèm theo kết quả mong muốn và ghi nhận các diễn biến kèm theo những vướng mắc để liên tục thúc đẩy sự việc có kết quả như mục tiêu. |
8.b.1 Bảng KH công tác phải kê đủ đầu việc sẽ phải làm8.b.2. Phải mô tả rõ sẽ dành nguồn lực ƯU TIÊN THỰC HIỆN 03 VIỆC QUAN TRỌNG ngay thời gian kế tiếp. |
8.c.1. Không lập bảng theo dõi các đầu việc8.c.2. Không có hành động can thiệp thúc đẩy đầu việc hữu hiệu. |
9. NHÓM CT& TIÊU CHÍCẢI TIẾN- SÁNG TẠO CÁCH LÀM HIỆU QUẢ HƠN CÁI ĐÃ CÓ TRƯỚC |
9.a.1 Người làm việc hiệu quả phải luôn tìm cách cải tiến cái đang diễn ra cho dù đã tốt nhưng ta luôn tìm cách cho tốt hơn nữa. Cái sau không bao giờ cũng có kết quả giống với các cái trước9.a.2. Có ý kiến với những vấn đề trong công ty theo hướng khẳng khái, không thiên vị. |
9.b.1. Có ghi nhận sự chênh lệch giữa mục tiêu với cái đang diễn ra bằng văn bản9.b.2. Dám nêu ý kiến có tính sáng tạo để cải tiến sự việc theo hướng hay hơn. |
9.c.1 Không ghi chép lưu giữ các sai lệch sau 8 giờ xảy ra9.c.2. Không có ý kiến về cái đã diễn ra9.c.3 Hay than vãn để tránh né trách nhiệm |
10. NHÓM CT& TIÊU CHÍCUỐI CA, CUỐI NGÀY PHẢI BÁO CÁO& THÔNG TIN tình hình cho cấp trên và những người liên quan. |
10.a.1 Việc báo cáo là công tác quan trọng giúp cho những người quản lý kiểm soát được tình hình. Đối với tổ chức đông người việc báo cáo lại càng quan trọng, vì báo cáo còn có tính chất cung cấp thông tin liên quan cho những người có liên quan đến nhóm việc với bản thân10.a.2. Báo cáo & thông tin về công việc càng chi tiết thì giúp cho con người càng rõ hơn bức tranh về nhóm công tác đó. Chỉ khi ta biết rõ cái gì đang diễn ra thì ta mới có các quyết định chính xác nên làm gì. |
10.b.1 Có thông tin báo cáo tình hình vào cuối ca, ngày làm việc10.b.2. Báo cáo phải bằng văn bản hoặc chữ viết. Báo cáo phải khách quan nêu đủ các nhóm trách nhiệm mà bản thân phụ trách. |
10.c.1 không có thông tin báo cáo hoặc có mà qua loa10.c.2. Không lập báo cáo theo quy định 97/2016. |